Compliance

強固なコンプライアンス文化は個々のルールによって構築されるのではなく、組織全体で理解され、受け入れられ、実践されることで築かれます。TOPTICA Photonicsではコンプライアンスに関するトピックが対象者に合わせて、かつ実践的に適用可能な方法で伝えられるよう努めています。当社のコンプライアンス管理システムは、明確な対策を定義・実施するための構造的な枠組みを提供します。
当社の社内ポリシーは責任ある事業活動や機密技術の取り扱いから、誠実な業務遂行、贈答品、招待、公正な競争といったトピックに至るまで、あらゆるコンプライアンス関連分野において従業員をサポートしています。これらのガイドラインは私たちの日々の業務に不可欠な要素です。
定期的な研修、明確なコミュニケーション、そして実践的な情報提供を通じて、単なる形式的なルール遵守をはるかに超えるリスク意識を育んでいます。私たちの目標はTOPTICAにおいてコンプライアンスが自然に実践され、潜在的な違反がオープンに対処され、責任ある行動が私たちの基盤であり続けることです。

TOPTICA Photonics行動規範は日々の業務活動における私たちの行動の指針となる基本原則を定めています。この規範は従業員一人ひとり、そしてビジネスパートナーとの関係、そして市場における行動において、合法的かつ公正で責任ある行動をとるための明確な指針を全従業員に示しています。
この規範は、管理職や経営陣を含むTOPTICAグループの全従業員に適用されます。この規範は、法的要件と当社独自の高い基準を遵守し、透明性のある意思決定と誠実な行動をとるための基盤となります。

TOPTICA、従業員、そしてビジネスパートナーを守るためには、潜在的なコンプライアンス違反を早期に特定し、担当のコンプライアンス部門に直ちに報告することが不可欠です。そうすることで初めて、迅速かつ適切な対応が可能となり、会社と関係者のリスクを効果的に最小限に抑えることができます。
したがって、TOPTICAの従業員と外部パートナーの皆様には、コンプライアンスに関するご質問や、潜在的な違反の兆候がございましたら、コンプライアンス部門に直接ご連絡ください。
下記の公式報告チャネルをご利用いただくことで、コンプライアンス部門に機密性と信頼性を確保した上でご連絡いただけます。すべての報告は細心の注意を払って処理され、内部告発者は適用される法的要件の範囲内で保護されます。

コンプライアンス違反の具体的な兆候がある場合は、下記の連絡先からTOPTICAコンプライアンス組織に直接ご連絡ください。迅速かつ機密性の高い処理を確保するため、報告はTOPTICAが提供する報告チャネルを通じて行うことをお勧めします。また、適用される法的要件の範囲内で、管轄当局に連絡することも可能です。

Email

法令違反およびその他のコンプライアンス違反について：: compliance@toptica.com
データ保護に関する事項について: datenschutz@toptica.com

Mail

TOPTICA Photonics SE
Corporate Compliance
Lochhamer Schlag 19
82166 Graefelfing
Germany

当社の安全な内部告発システムを通じて、TOPTICAの事業活動に関連する潜在的な法令違反やその他のコンプライアンス関連事項に関する機密報告をいつでも提出できます。これには、ビジネスパートナーによる潜在的な不正行為の兆候も含まれます。特に、そのような行為がTOPTICAの業務（例えば人権侵害）やサプライチェーンにおける環境関連のデューデリジェンス義務に関連する場合などです。
報告を提出する際には、匿名を希望するか、フォローアップの質問のために直接ご連絡するかを選択できます。どちらのオプションも利用可能であり、最高レベルの機密性をもって処理されます。

TOPTICA内部告発システムへのアクセス（ドイツ語）：https://survey.questionstar.com/Meldestelle-HinSchG

報告は原則としてどの言語でも提出できます。

コンプライアンス違反を報告すべき理由は何ですか？
適用法令および社内規則への違反は、当社に永続的な損害を与える可能性があり、多額の罰金や評判の失墜などにつながる可能性があります。これは、ひいては当社の経済的安定を危うくし、最終的には雇用の安定を脅かす可能性があります。

何を報告すべきですか？
TOPTICAの事業活動または従業員に関連して、適用法令、TOPTICA行動規範、またはその他の社内規則への違反が疑われる具体的な兆候があれば、秘密裏に報告してください。特に、犯罪行為（窃盗、詐欺、横領、贈賄、環境違反、営業秘密の漏洩など）や、適用基準の意図的かつ組織的な違反（安全性または品質要件の繰り返しの不遵守など）を示唆する可能性のある事例は、報告が必要です。
ビジネスパートナーによるTOPTICAの活動に直接関連する不正行為の疑い（例：サプライチェーンおよびバリューチェーンにおける人権または環境基準に関する違反やリスク）も、内部告発システムを通じて報告することができます。

報告を提出した後はどうなりますか？
受領したすべての報告は、TOPTICAのコンプライアンス組織によって機密扱いされます。この組織には、輸出管理およびコーポレートコンプライアンス責任者が含まれます。報告提出後のプロセスは以下のとおりです。

1. 受信確認: 連絡先情報を共有した場合、または内部告発システムのフィードバック機能を使用している場合、遅くとも 7 日以内に報告の確認を受け取ります。
2. 初期評価: コンプライアンス組織はレポートの初期評価を実施し、追加情報が必要かどうかを確認します。
3. フォローアップの質問と説明: さらに説明が必要な場合は、ご連絡いたします。 – 連絡先情報をご提供いただいた場合は、直接ご連絡いたします。 – 匿名の報告については、内部告発システムの安全な匿名メールボックスを通じてのみ通信が行われます。このメールボックスは定期的にご確認ください。
4. 担当部門への転送：機密保持を厳守の上、必要に応じて、案件は社内の関連部門（人事、データ保護、セキュリティ、法務、調達、または法定デューデリジェンス義務を負う部署など）に転送されます。これらの部門は、さらなる調査を実施し、必要に応じて適切な措置を講じます。
5. 状況の更新：ケースの範囲と複雑さによっては、調査に時間がかかる場合があります。ただし、報告を受領してから3か月以内に、結果の最新情報、または少なくとも現在の処理状況についてお知らせいたします。

匿名で報告することはできますか？

当社の内部告発システムでは、ご本人様の身元を開示して報告することも、完全に匿名で報告することも可能です。報告内容の初期評価や今後のフォローアップのために、直接ご連絡させていただくことが非常に重要となります。そのため、ご本人様の身元を開示していただくことで、多くの場合、より迅速かつ正確な説明が可能になります。
匿名で報告をされる場合でも、必要に応じて内部告発システムの安全なメールボックスからご連絡できるようお願いいたします。このメールボックスは定期的にご確認ください。報告を提出すると、アクセス情報が自動的に送信されます。

報告内容は機密情報として扱われますか？

ご本人様の身元を開示するか匿名のままにするかに関わらず、受領したすべての報告内容は機密情報として扱われます。同様に、内部告発者には、提供された情報を責任を持って、同等の機密性をもって取り扱うことを期待しています。
報告の対象となった方には、手続きの一環として意見を述べる機会が与えられます。要請に応じて、従業員代表や弁護士など、信頼できる人物が関与する場合もあります。
事案が完全に解明されるまでは、当然のことながら無罪推定が適用されます。無罪を証明する情報も有罪を証明する情報も、慎重かつ公平に検討されます。私たちは、内部告発者だけでなく、告発の対象となった従業員やビジネスパートナーに対しても、公平性を重視しています。
個々のケースにおいて、どのような措置が適切で、必要かつ適切であるかを評価します。

報告した疑惑が事実無根だった場合はどうなりますか？

TOPTICAは、適用法令または社内規則の違反の可能性を誠意を持って報告するすべての個人を保護します。報告者は、自らの知識と信念に基づいて報告を行った場合、不利益、差別、または制裁を受けることはありません。重要なのは、報告時点で、報告された情報が正確であり、報告が不当なものではないと確信していることです。
ご自身で調査したり、証拠を収集したりする必要はありません。この確認は、コンプライアンスプロセスの一環として当社が実施します。その後の調査で違反が発生していないことが判明した場合でも、不利益な措置を受けることはありません。
ただし、故意に虚偽の申し立てを行うことは一切容認しません。明らかに虚偽である報告や、悪意を持って提出された報告は、それ自体が結果につながる可能性があります。